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Come organizzare un evento aziendale di successo: alcuni passi fondamentali

Come organizzare un evento aziendale di successo: alcuni passi fondamentali

1. L’obiettivo dell’evento è l’elemento da cui partire

Il primo passo consiste nell’individuazione dell’obiettivo. Tieni sempre presente che l’evento rappresenta un mezzo e non un fine, quindi è importante come prima cosa conoscerne lo scopo: perché state organizzando questo evento?

I motivi possono essere davvero molti, dal lancio di un nuovo prodotto, all’incontro con i clienti storici e potenziali, alla formazione… e così via.
Ciascun specifico obiettivo determina in sostanza quello che sarà il leitmotiv dell’evento e si ripercuoterà su tutti gli elementi e le decisioni successive: di conseguenza il contenuto dell’evento determina tutti passi successivi, che ad esso sono strettamente connessi.

Le principali tipologie di eventi aziendali:
Convention, ECM, EXPO, Esposizione Vini, Evento per lancio prodotti, Festival, Fiera, Team Building es. show cooking, conferenza, Speech President…

Avere ben chiaro l’obiettivo è quindi fondamentale per creare un evento coerente ed efficace proprio perché è grazie poi a tutti gli elementi nella produzione stessa dell’evento che sarà poi espresso e quindi percepito dagli ospiti.

2. Le risorse a disposizione 

“Che budget si ha a disposizione? Non si può procedere con l’organizzazione se non si ha una risposta precisa a questa domanda: in ogni dettaglio, tutto quello che potrai decidere è in funzione della capacità di spesa.

Per gestire al meglio questo aspetto economico, noi di thebarcatering creiamo puntualmente un budget plan che racchiude tutte le voci di spesa, senza sorprese.
Grazie a una programmazione dei costi possiamo facilmente ottimizzare i macro servizi, poiché abbiamo un network di professionisti di diversi settori con cui collaboriamo da anni.

3. Chi sono i tuoi ospiti

Le persone sono al centro dell’evento, ricordatelo sempre, anche fuori dal contesto del lavoro: il terzo passo riguarda dunque la scelta mirata degli invitati, potremmo così riassumere le caratteristiche in tre punti:

  • Chi?
  • Quanti?
  • Come?

Come si anticipava all’inizio, questo punto è strettamente legato al primo in quanto è proprio il contenuto dell’evento che ti aiuta a capire chi dovrai invitare e come. Se ad esempio vuoi organizzare un evento incentive allora dovresti iniziare a preparare gli inviti per tutta la forza vendita dell’azienda e i partner commerciali, se invece l’evento ha come obiettivo quello di presentare il lancio di un nuovo prodotto sul mercato allora le logiche saranno diverse, così come nel caso di congressi e convention.

Una volta capito quindi chi sarà il target dell’evento sarà poi facile rispondere anche alla seconda e terza domanda (quanti e come). E’ importante invitare e avere una lista di partecipanti per tempo in modo da poter avere le risposte di presenza o meno in tempi utili per organizzare al meglio il tutto, è diverso per esempio organizzare un catering per 200 persone invece che per 100, sia in termini di costi, di spreco di cibo e di organizzazione degli spazi. 

Non temere di dimenticare qualcosa! Siamo professionisti che operano nel campo del catering e dell’organizzazione eventi da ormai 20 anni e abbiamo sempre una checklist: uno strumento chiave per non lasciare nulla al caso.

4. Definire la data dell’evento 

Se l’evento in questione è una festa per una determinata ricorrenza, la data è già stabilita: in questo caso bisogna solo calcolare bene i tempi e iniziare a programmare tutto con largo anticipo. In tutti gli altri casi, è bene individuare il periodo migliore cercando di evitare quelli a ridosso delle festività e delle ferie perché si rischia di ottenere poche adesioni; successivamente bisogna scegliere la data esatta tenendo conto delle necessità dell’azienda, eventualmente disponibilità della location desiderata e/o la disponibilità di eventuali ospiti o relatori

Ovviamente, se si sceglie una data con parecchi mesi di anticipo si avranno a disposizione più opzioni, spesso anche più economicamente vantaggiose e con maggiore disponibilità….quindi conviene muoversi d’anticipo!

5. La scelta della location

Ogni evento aziendale richiede un determinato tipo di location: se l’azienda ha a disposizione dei locali interni, per le feste aziendali si possono certamente utilizzare. A meno che non si abbia una sala adeguata in azienda, nel caso di meeting di affari, di convegni o di incontri con partner e clienti, invece, conviene sempre scegliere una location che sia facilmente raggiungibile (ad esempio vicina alla stazione per chi viene da fuori città) e che sia adibita a ospitare eventi di quel genere, come può essere una villa, una sala congressi, oppure proprio una location elegante da affittare.

thebarcatering offre anche la possibilità di organizzare un team aziendale interno: dalla challenge per il cocktail perfetto, o alla degustazione di vini bendati abbiamo tantissime idee da proporti per creare un’attività coinvolgente per tutti gli ospiti.  

6. Buffet, menù servito o cena di Gala? La scelta del catering è una sola: thebarcatering! 

Per qualsiasi tipo di evento aziendale è necessario prevedere il catering. Anche nel caso in cui non sia una festa ma un congresso o un corso di formazione di mezza giornata, infatti, per rendere l’evento perfetto bisogna sempre mettere in programma un momento di break e di convivialità per i propri ospiti, come ad esempio un rinfresco, un brunch o un aperitivo, a seconda degli orari. 

thebarcatering prevede sempre scelte che accontentino tutti o che rispondano a eventuali esigenze specifiche: ad esempio, bisogna sempre inserire nel menù anche alcuni piatti vegani e alcuni gluten free, pensare anche a diversi cocktail analcolici.

Sappiamo bene che l’aspetto gastronomico e beverage è determinante per il successo di un evento, ma che è oramai lontano da essere sinonimo di piatti abbondanti e succulenti, anzi prevede perlopiù una scelta bilanciata tra qualità e gusto.

thebarcatering è il partner giusto per ogni tuo evento!

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